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3 automatizaciones con workflows de HubSpot esenciales para tu empresa

por Leonardo Fornasari
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¿Sabías que con la automatización de procesos de marketing podrías generar un aumento del 14,5% en la productividad de ventas?

Como director de marketing, tienes la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas para tu negocio, pero también es necesario llevar a cabo tareas a corto plazo para mantener un buen rendimiento de trabajo, y, seamos honestos, más de una vez habrás pensado que no hay suficientes horas en el día para tener todo actualizado y a tiempo.

Sabemos lo difícil que es tenerlo todo bajo control, sobre todo las pequeñas y repetitivas tareas que pueden consumir mucho tiempo, recursos y energía, y que, además, pueden resultar muy agotadoras si se realizan manualmente.

¡No te preocupes! ¡Las automatizaciones con workflows de HubSpot están para ayudarte!

En este post, te enseñaremos cómo automatizar algunos procesos de marketing estratégico para tu empresa utilizando los workflows de HubSpot.

 

¿Qué es un workflow y cómo implementarlo?

 

Un workflow es una secuencia de acciones automatizadas que se desencadenan cuando se lleva a cabo una acción específica. El objetivo es automatizar las tareas repetitivas para ayudarte a realizar determinadas tareas de una manera más eficiente, productiva y consistente.

 

¿Cómo funciona?

Muy fácil, el workflow se activa automáticamente por una acción específica o una "condición inicial" (Trigger, en inglés) en otras palabras: "si sucede X ... entonces esta será la acción que seguirá".

¿Cuándo puedo usarlo?

Los workflows se pueden utilizar principalmente para:

  • Creación de programas / secuencias de email
  • Agregar valores de propiedad a contactos, leads y clientes
  • Asignar tareas internas
  • Creación y seguimiento de nuevos objetos en HubSpot
  • Creación y activación de notificaciones internas
  • Actualización de tu base de datos

Ahora veamos 3 conceptos básicos que debes conocer sobre los procesos de automatización con HubSpot:

Automatización del email marketing

La automatización del email marketing no solo te ayudará en tus campañas de nurturing de leads, convirtiéndolos en clientes, sino que también puede ser muy útil cuando te diriges a los clientes ya existentes en tu base de datos. Puedes animarlos a ampliar su relación con tu empresa y productos, realizar ventas adicionales y realizar ventas cruzadas.

Este tipo de automatización te ayudará a ganar algo de tiempo adicional para otras tareas más estratégicas y eliminar las pequeñas, que consumen mucho tiempo. Como por ejemplo; crear listas de contactos de correo electrónico, enviar mensajes genéricos o programar eventos manualmente.

 

¿Cómo automatizo los email workflows?

  1. Identifica a quién los estás enviando:

Dependiendo del tipo de campaña, querrás enviar un email en particular a contactos específicos de tu base de datos.

Ej: para una campaña de up-selling, querrás dirigirte solo a los clientes que ya han comprado uno de tus productos en el pasado.

  1. Define un objetivo claro:

¿Cuál es el propósito de tu correo electrónico? ¿Quieres vender algo? ¿Promover? ¿Informar? Piensa en lo que sucederá una vez que ya logres la acción que deseabas.

  1. Configura los criterios de inscripción:

El "criterio de inscripción" es una condición que se cumple para que un contacto ingrese en un workflow. En otras palabras, es el desencadenante que permite que se dispare (envíe) tu correo electrónico.

Ejemplo: se puede enviar un email a un contacto que completa un formulario en tu sitio web, hace clic en uno de tus anuncios o se convierte en un MQL.

  1. Identifica las acciones que se deben tomar:

Deberás averiguar qué tipo de secuencias de eventos deben realizarse de acuerdo con las acciones de tus contactos. Pueden ser: emails, recordatorios, retrasos, actualizaciones, etc.

  1. Configura tu workflow:

Selecciona algunas acciones específicas que llevará a cabo tu workflow, como:

workflowhubspot3

  1. Verifica tu configuración y pruébalo:

Hay algunas cosas que debes verificar antes de comenzar:

  • Busca errores en tus listas de contactos
  • Número de contactos inscritos y sus expectativas
  • Verifica la configuración de envío

 

Lead Nurturing

Puedes usar workflows para nutrir a tus leads con contenido relevante y de calidad, lo cual te ayudará a consolidar tu relación con ellos y empujarlos hacia abajo dentro del embudo de ventas.

Este tipo de workflows se dirigirá solo a aquellos contactos que ya se involucraron con tu contenido y podrían estar listos para un impulso que los ayude a avanzar dentro de su ciclo de vida.

Puedes aplicar estos workflows a los leads más comprometidos enviándoles correos electrónicos que incluyan contenido en función de su posición dentro del embudo de ventas que podría convertirlos a MQL o SQL.

Por ejemplo, imaginemos que un lead ha realizado una conversión en una campaña que acabas de lanzar al descargar una infografía. Se podría activar un workflow para enviarle primero un correo electrónico de bienvenida y, una semana después, se puede enviar otro correo electrónico para ver si estaría interesado en otro tipo de contenido, como un e-book sobre un tema en concreto.

Puedes agregar fácilmente bifurcaciones “if / then” a tu workflow para enviar contenido o acciones diferentes según la acción anterior.

Bifurcaciones

 

Notificaciones internas

Cuando un lead visita una página, descarga un documento o abre un correo electrónico, tu equipo puede recibir una notificación interna, lo que permitirá un seguimiento rápido.

Veamos algunos ejemplos:

Puedes aplicar un workflow para correos electrónicos automatizados, si, por ejemplo, tu equipo de marketing tiene demasiados MQL para realizar un seguimiento.

Si, por ejemplo, estás ofreciendo un descuento de venta o una prueba gratuita, tu equipo de ventas debe estar actualizado sobre cuándo finalizará el descuento en cuestión o la prueba gratuita. En este caso los workflows son la solución ideal para enviar notificaciones internas automáticas.

Las notificaciones internas básicamente te ayudarán a automatizar tanto los procesos externos (correos electrónicos para la nutrición de leads) como tus procesos internos. Puedes enviar este tipo de notificaciones por email, mensaje de texto, en la aplicación u otras aplicaciones de mensajería como Slack.

Ahora que has visto algunos de los procesos que puedes automatizar con workflows, veamos cómo puedes implementarlos en HubSpot.

 

¿Cómo los implemento en HubSpot?

Los workflows son una de las características más sólidas de Hubspot. Para implementarlos, solo tienes que seguir estos sencillos pasos:

  1. Ve a tu cuenta de HubSpot y dirígete a Automatización > Flujos de trabajo.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en "crear workflow".
  3. Asigna un nombre al workflow y selecciona el tipo.

Como puedes ver, puedes iniciar fácilmente un workflow desde cero o utilizar una de las plantillas propuestas, como: "Fomentar las conversaciones", "Notificar a los representantes de ventas sobre un cliente potencial", "Enviar una notificación cuando haya una reunión está programado ”, etc.

workflowhubspot2

 

Para iniciar un nuevo workflow desde cero:

  • Haz clic en la pestaña Comenzar desde cero. A continuación, selecciona “Basado en contacto”, “Basado en empresa”, “Basado en deal”, “Basado en ticket”, “Basado en presupuesto” o “Basado en objeto personalizado” como el tipo de workflow.

 

workflowhubspot

  1. Selecciona las acciones que deseas activar.
  2. Pon a prueba tu workflow
  3. Clica en activar

Como ves, los workflows pueden ser de gran ayuda para automatizar procesos estratégicos. Si quieres saber más sobre ellos y cómo implementarlos en tu estrategia no dudes en contactar con mbudo, ¡estaremos encantados de ayudarte!

Automation

Leonardo Fornasari

Leonardo Fornasari

Leo es graduado en Administración de Empresas y a la vez, un apasionado del mundo inbound y generación de contenidos. No hay certificación de Hubspot que se le resista. Esto añadido a su habilidad con los idiomas y su curiosidad innata por explorar diferentes culturas, hace que se maneje a la perfección en proyectos inbound internacionales.